今回は「なぜあなたはいつも忙しくなるのか」と題して、忙しくなってしまう理由とその解決策を紹介していきます！
毎日を楽しく過ごすヒントになる本も紹介していますのでこちらも参考にして下さい。
あなたを忙しくする原因と解決策
原因は主に3つです。
常に忙しくしているのは、疲れもたまりやすく、アウトプットのクオリティも下がります。
それぞれのポイントを抑えることで、忙しさが解消、軽減できます。
何に時間を使っているのかを把握する
漠然と「色々やらなければいけないことがある」という危機感だけが大きくなっていることが多いです。戦略的に棚卸をしていきましょう。
プライベートも含めて平均的な1週間の予定を書き出し、項目の横に1週間であなたが投資した時間を書き込みます。
棚卸したタスクを整理する
「重要度」と「緊急度」、つまり「重要」「重要でない」の2つと、「緊急」「緊急でない」の2つにわけ、2×2のマトリクスに区分し、分けてできた4つのゾーンをA/B/C/Dとします。
整理したタスクに優先順位をつける
ゾーンA：緊急かつ重要な予定。期限の迫った顧客提案資料など。
⇒ゾーンBの予定の工夫の仕方によって回避や軽減をすることが可能。
ゾーンＢ：緊急ではないが重要な予定。ビジネス書を読むなど。
⇒「種まき」にあたる行動で重要。一番時間を割くのが難しい。
※時間を投資するポイントあり（後述）
ゾーンＣ：緊急だが重要ではないもの。意味のない会議への出席など。
⇒工夫で回避、軽減、委託、できるものがほとんど。
ゾーンＤ：緊急でも重要でもないもの。ダラダラとテレビを見るなど。
⇒目的意識なくやってしまうような行動は不毛。即ゼロにする！
ゾーンAとゾーンBになるべく時間を使い、ゾーンDはゼロにするように動き、ゾーンCはなるべく最小限にするようにしましょう。
※ゾーンBに時間を投資するポイント
大きな、時間を食う予定を先に入れ、その隙間に小さな、あまり時間を食わない予定を入れることで、効率的に予定を組み込むことができる。そうすることで、ゾーンBに投資する時間を最大化できる。
まとめ
・自分が普段何に時間を使っているのかを知る
・タスクを重要度と緊急度という軸で分類する
・カテゴライズした４つの予定に優先順位をつける
この３つの作業を行って忙しい状態を回避、軽減をしよう！
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